Externe gebruikers als gast toevoegen aan je Power BI-omgeving is de standaardroute van Microsoft. Wat komt daarbij kijken, en wanneer is een portaal handiger?
| Eigenschap | B2B-gasttoegang (Microsoft Entra) | Shareboard BI |
|---|---|---|
| Hoe krijgt de externe gebruiker toegang? | Als gast in je Microsoft Entra ID | Uitnodiging voor je eigen portaal |
| Power BI-licentie voor de externe gebruiker | Pro of PPU per gast, tenzij Fabric-capaciteit F64 of groter | Niet nodig |
| Beheer vooraf | Extern delen inschakelen, gasten toevoegen in Entra ID | Gebruikers uitnodigen vanuit de app |
| Afscherming per klant | Zelf inrichten met werkruimtes, rechten en RLS | Eigen werkruimte per klant |
| Tweefactorauthenticatie | Afhankelijk van je Entra-beleid | Verplicht voor elke gebruiker |
| Omgeving die de klant ziet | Power BI-omgeving van Microsoft | Portaal in je eigen huisstijl |
| Kosten bij 50 externe gebruikers | 50 Pro-licenties per maand, of Fabric-capaciteit F64 | €450 per maand (jaarlijks) |
| Samen bewerken in Power BI | Mogelijk, met de juiste rol | Nee, bedoeld om rapporten te bekijken |
| Toegang na vertrek bij de klant | Vervalt automatisch via de eigen organisatie | Gebruiker verwijder je zelf in de app |
Bron licentie-eisen: Microsoft Learn, Power BI-inhoud distribueren naar externe gastgebruikers met Microsoft Entra B2B.
Werk je met een klein aantal externe partijen die al een Power BI Pro-licentie hebben en ook inhoud willen bewerken? Dan is gasttoegang de logische route. Je beheert wel zelf de gasten, licenties en rechten in Microsoft Entra ID en Power BI.
Deel je rapporten met klanten die geen Power BI hebben en ook niet willen aanschaffen? Met Shareboard BI krijgt elke klant een eigen afgeschermde omgeving in jouw huisstijl, met verplichte 2FA en zonder licentie per externe gebruiker.
Ja, in de meeste gevallen. Een externe gast heeft een Power BI Pro- of Premium Per User-licentie nodig, van de eigen organisatie of toegewezen door jou. Alleen als de inhoud in een Fabric-capaciteit van F64 of groter staat, volstaat een gratis licentie. Met Shareboard BI heeft de externe gebruiker geen Power BI-licentie nodig.
Een beheerder moet extern delen inschakelen in de Fabric-beheerportal en de externe gebruikers als gast toevoegen in Microsoft Entra ID. Daarna krijgt elke gast een licentie of toegang via capaciteit, en wijs je per rapport of werkruimte de rechten toe. Wie uitnodigt, heeft zelf een Pro- of Premium Per User-licentie nodig.
Als je met een klein aantal externe partijen werkt die zelf al een Power BI Pro-licentie hebben en ook in Power BI willen samenwerken aan inhoud. De gast logt dan in met het eigen Microsoft-account, en als die persoon bij de eigen organisatie vertrekt, vervalt de toegang automatisch.
Probeer Shareboard BI 30 dagen gratis. Geen gastaccounts, geen licenties per klant, geen creditcard.