Audit logging registreert elke interactie met je gedeelde rapporten: wie heeft ingelogd, wanneer, vanaf welk IP-adres, en welk rapport is bekeken. In Shareboard BI zijn deze logs standaard beschikbaar in je beheeromgeving, zonder extra configuratie.
Waarom audit logging onmisbaar is
Wanneer je rapporten deelt met externen, ben je verantwoordelijk voor de data die je beschikbaar stelt. Je moet kunnen aantonen:
- Wie toegang heeft gehad tot welke gegevens
- Wanneer die toegang plaatsvond
- Of er ongeautoriseerde toegangspogingen zijn geweest
Dit is niet alleen een best practice: het is een vereiste onder de AVG (artikel 5 lid 2: accountability) en vaak ook een eis vanuit contractuele afspraken met klanten.
Wat wordt gelogd?
In Shareboard BI worden de volgende gebeurtenissen automatisch geregistreerd:
Inlogsessies
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Gebruiker | [email protected] |
| Datum/tijd | 2026-05-16 09:14:32 UTC |
| IP-adres | 85.149.xxx.xxx |
| Status | Geslaagd |
| 2FA | Voltooid |
Rapportweergaven
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Rapport | Maandrapportage Q1 2026 |
| Werkruimte | Acme B.V. |
| Gebruiker | [email protected] |
| Datum/tijd | 2026-05-16 09:15:01 UTC |
| Sessieduur | 12 min 34 sec |
Mislukte pogingen
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| E-mailadres | [email protected] |
| Datum/tijd | 2026-05-16 03:22:17 UTC |
| IP-adres | 192.168.xxx.xxx |
| Reden | Onbekend e-mailadres |
Drie praktische toepassingen
1. Compliance en verantwoording
Bij een AVG-audit of klantaudit kun je aantonen wie wanneer welke data heeft bekeken. Export de logs als CSV en overhandig ze aan de auditor. Geen reconstructie achteraf, geen schatting: harde data.
2. Klantbetrokkenheid meten
Audit logs geven je inzicht in hoe actief je klanten de rapporten gebruiken:
- Klant logt wekelijks in → actief gebruik, de rapportages hebben waarde
- Klant heeft 3 maanden niet ingelogd → aanleiding voor een check-in: sluit het rapport aan bij de behoefte?
- Klant opent alleen pagina 2 van 5 → overweeg het rapport te versimpelen of pagina 2 als startpagina in te stellen
Dit soort inzichten zijn onmogelijk wanneer je rapporten als PDF verstuurt.
3. Beveiligingsmonitoring
Herhaalde mislukte inlogpogingen vanaf onbekende IP-adressen kunnen duiden op een aanval. Door dit te monitoren kun je proactief actie ondernemen, bijvoorbeeld het account tijdelijk blokkeren of de gebruiker waarschuwen.
Audit logging zonder Shareboard BI
Als je rapporten deelt via de standaard Power BI-methode, is audit logging beperkt:
- Power BI Activity Log registreert activiteit van gelicentieerde gebruikers in je tenant
- Externe gastgebruikers verschijnen in de Azure AD-logs, maar niet altijd in de Power BI-activiteitenlogs
- Er is geen geconsolideerd overzicht per klant: je moet logs combineren uit meerdere bronnen
Met Shareboard BI zijn alle logs standaard beschikbaar in één beheeromgeving, gefilterd per werkruimte, gebruiker of rapport.
Best practices
- Bekijk logs maandelijks: maak er een routine van, niet alleen bij incidenten
- Exporteer logs periodiek: bewaar een kopie buiten het platform voor langetermijnarchivering
- Reageer op anomalieën: onbekende IP-adressen, inloggen buiten kantooruren of herhaalde foutmeldingen verdienen aandacht
- Deel relevante statistieken met klanten: sommige klanten waarderen het als je kunt laten zien hoeveel hun team het rapport gebruikt
Meer lezen over beveiliging? Bekijk onze artikelen over 2FA en AVG-proof rapporten delen.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens worden gelogd in Shareboard BI?
Per sessie wordt geregistreerd: het e-mailadres van de gebruiker, de datum en tijd van inloggen, het IP-adres, welk rapport is geopend en de sessieduur. Bij mislukte inlogpogingen wordt ook het IP-adres en het gebruikte e-mailadres gelogd.
Hoe lang worden audit logs bewaard?
Standaard worden audit logs 12 maanden bewaard. Dit is voldoende voor de meeste compliance-vereisten. Op verzoek kan de bewaartermijn worden aangepast.
Kan ik audit logs exporteren?
Ja. Je kunt audit logs exporteren als CSV vanuit de beheeromgeving. Handig voor rapportage aan je compliance-afdeling of externe auditor.
Registreert Shareboard BI ook mislukte inlogpogingen?
Ja. Mislukte inlogpogingen worden apart gelogd met IP-adres en tijdstip. Herhaalde mislukte pogingen kunnen duiden op een brute-force aanval en worden gemarkeerd in het overzicht.
Is audit logging verplicht onder de AVG?
De AVG vereist dat je kunt aantonen welke verwerkingsactiviteiten hebben plaatsgevonden (accountability-beginsel, artikel 5 lid 2). Audit logging is een van de meest effectieve manieren om aan deze eis te voldoen.